MBA Tuomo Lindholm työskentelee tietojenkäsittelyn lehtorina Lapin ammattikorkeakoulun Digitaaliset ratkaisut -osaamisryhmässä ja aiemmin INDI hankkeessa asiantuntijana.

Ihmiskeskeinen suunnittelu (tai -muotoilu) on muun muassa ongelmanratkaisussa sekä järjestelmäsuunnittelussa ja -kehityksessä käytettävä lähestymistapa, jonka tavoitteena on tehdä ratkaisut ja järjestelmät käytettävyydeltään paremmiksi sijoittamalla kohdistamalla huomio järjestelmän käyttöön ja sijoittamalla oikeat ihmiset kehittämisprosessin keskiöön. (SFS-EN ISO 9241-210:2019 7–12.)

Yksi ihmiskeskeisyyteen nojaava toimintamalli on yhteiskehittäminen, jossa eri sidosryhmät, kuten käyttäjät, suunnittelijat ja muut asiantuntijat, kehittävät yhdessä tuotteen tai palvelun käsillä olevan ongelman ratkaisemiseksi. Osallisuutta, yhteistyötä ja jatkuvaa vuorovaikutusta korostamalla pyritään varmistamaan, että kehitetty lopputulos vastaa paremmin tuotteelle tai palvelulle asetettuja ja tarpeita ja odotuksia. (Pöyry-Lassila 2017.)

Yhteiskehittämistä hyödynnettiin Indikaattoreista ilmiöihin – hyvinvointi- ja turvallisuustiedolla johtamisen kehittäminen Lapissa (INDI) hankkeessa, joka on Lapin ammattikorkeakoulun ja Lapin yliopiston toteuttama hanke. Hankeen rahoittaa Lapin liitto Euroopan aluekehitysrahastosta. Hankkeen kokonaisbudjetti on 361 844 EUR, josta EU- ja valtion rahoitusta 289 475 EUR. Hanke toteutetaan 1.9.2023 – 30.6.2025.

Hankkeen tavoitteena on edistää digitalisaation mahdollisuuksia lappilaisen hyvinvoinnin ja turvallisuuden edistämisessä ja organisaatiorajat ylittävässä verkostoyhteistyössä. Hankkeessa toteutettiin demoversio digitaalisesta työkalusta, jonka avulla voidaan vahvistaa ilmiöpohjaisen, ennakoivan ja laadullisen tiedon käyttöä tällaisessa monitoimijaisessa hyvinvointi- ja turvallisuustyössä sekä siihen liittyvässä päätöksenteossa.

Yhteiskehittäminen

Yhteiskehittäminen valittiin digitaalisen työkalun kehittämisen toimintamalliksi hankkeen alkaessa. Valinnalla pyrittiin ohjaamaan sidosryhmien huomiota puhtaan teknologiafokuksen sijasta siihen, millä eri tavoin teknologiaa voisi ehkä hyödyntää heidän arkirutiiniensa helpottamisessa. Halusimme siis aluksi tietää, millaiset ongelmat ja haasteet estävät heitä toimimasta itse parhaaksi kokemallaan tavalla ja sen jälkeen kehittää yhdessä digitaalinen ratkaisu, joka poistaisi tunnistetut esteet tai vähentäisi niiden vaikutuksia huomattavasti.

Yhteiskehittäminen aloitettiin kattavalla taustakartoituksella, joka toteutettiin Webropol kyselylomakkeella (n=107) ja teemahaastatteluilla (n=17). Taustakartoituksen avulla saimme lisää ymmärrystä siitä millaisten sidosryhmien ja ilmiöiden parissa tulemme työskentelemään sekä miten nämä ilmiöt näkyvät toimintaympäristössä. Saimme myös lisää tietoa siitä millaisen laadullisen tiedon puute estää ilmiöiden parissa toimivia ihmisiä työskentelemästä haluamallaan tavalla ja millaisten asioiden koettiin estävän laadullisen tiedon tuottamista ja/tai keräämistä. Kyselyn ja haastattelun lisäksi järjestimme 6 verkkotyöpajaa, joissa tarkensimme laadullisen tiedon tarpeita ja sen hyödyntämisen käytäntöjä organisaatioissa.

Yhteisymmärryksen rakentamista visualisointien avulla

Työpajojen aikana pyrimme konkretisoimaan arjen helpottamiseksi kehitettävän työkalun visiota yhdessä osallistujien kanssa. Tuotimme tämän tueksi visualisointeja (Kuvat 1 ja 2), joilla halusimme auttaa osallistujia fokusoimaan keskustelua sovelluksen ja teknologioiden tuomiin mahdollisuuksiin sekä tuomaan esille mahdollisia käyttötapauksia, joissa työkalusta voisi olla heille hyötyä.

Kuva 1. Ensimmäisiä visualisointeja

Kuva 2. Kehittyneempi visualisointi

Päivitimme visualisointeja jatkuvasti työpajoista kerättyjen tietojen ja palautteiden avulla, eli Kuvat 1 ja 2 esittävät saman asian kuvausta eri aikana. Ensimmäisen kuvan luonnostelma toimintatavasta tarkentui myöhemmin kuvauksilla erilaisista tavoilla tuottaa ja käsitellä laadullista tietoa halutusta ilmiöstä sekä siitä, kuinka joukkoistaminen voisi mahdollisesti toimia työn tukena.

Toisten ymmärtämisen haaste

Taustakartoituksen ja työpajojen aikana havaitsimme ensimmäisiä merkkejä siitä, kuinka vaikeaa on pitää ihminen digitaalisen ratkaisun kehitystyön keskiössä. INDI-hankkeen sidosryhmät toimivat omilla vastuualueillaan, ovat kukin erikoistuneita omaan työhönsä ja käyttävät arjessansa usein erityistä ammattikieltä ja käsitteitä, jotka voivat olla toisille vieraita.

Esimerkiksi mukana olleet hyvinvointi-, terveys- ja turvallisuusalojen toimijat käsittelivät keskusteluissamme aiheita sekä käyttivät käsitteitä ja termejä joihin hankkeen IT alan toimijat eivät olleet aiemmin törmänneet. Tämä johti muutamiin väärinkäsityksiin ja kommunikaatio-ongelmiin, kun yritimme tulkita ja toteuttaa sidosryhmien tarpeita ja toiveita. Kommunikaatio-ongelmien lisäksi eri sidosryhmät työskentelivät erilaisten ilmiöiden parissa ja heidän työskentelytapansa poikkesivat toisistaan huomattavasti.

IT-toimijoiden oli myös vaikeaa löytää ja sanoittaa sopivia käytännön esimerkkejä, joiden avulla pystyisimme kuvaamaan ja selittämään teknologian tuomia mahdollisuuksia, mutta emme ohjaisi liikaa mukanaolijoiden ajatuksia kohti mitään ennakkoon tunnistamaamme ratkaisua heidän ongelmiinsa. Meidän on vaikeaa, jopa mahdotonta, asettua hyvinvointi- ja turvallisuusalan asiantuntijoiden näkökulmaan, koska meillä ei ole kokemusta tai tietoa alan erityispiirteistä ja haasteista. Emme siksi voi täysin ymmärtää, mikä tekee osasta ratkaisusta sopivia ja osasta sopimattomia ja millaiset toiminnalliset vaatimukset ovat välttämättömiä. Ilman riittävää taustatietoa muodostamamme hahmotelmat ratkaisusta eivät todennäköisesti johda millään tasolla toimivaan lopputulokseen.

Visualisointien avulla pystyimme siis ohjaamaan keskustelua osittain haluttuun suuntaan, mutta ihmisten työskentelyä haittaavien asioiden konkretisointi jäi työpajoissa hieman vajaaksi. Visualisoinnin toinen versio suuntautui ehkä hieman liikaa työkalun ja teknologian tuomien mahdollisuuksien abstraktiin esittelyyn. Selkeämpi keskittyminen ihmiseen ja hänen tekemisensä visualisointiin olisi ehkä auttanut meitä konkretisoimaan selkeästi haasteelliseksi osoittautuneita tekemisiä, prosesseja tai toimintatapoja.

Kaikkien miellyttämisen haaste

Toinen ihmisen toimintaan keskittymistä hankaloittava asia oli kehitystyön alkuvaiheessa esiintynyt ratkaistavan ongelman monimutkaisuus. Hankkeessa oli mukana useita kehitysprosessiin osallistuvia sidosryhmiä ja halusimme aluksi huomioida mahdollisimman useita ilmiöitä. mielipiteitä ja tarpeita, jotta voisimme tunnistaa eri toimijoita yhdistäviä ongelmia sekä kehittää sitten niitä mahdollisimman laajasti ratkaisun. Huomasimme kuitenkin melko pian, että toisistaan kaukana olevia ilmiöitä yhdistäviä ja niiden parissa toimimista hidastivat ainoastaan ylätasolla kohtaavat ongelmat, kuten jatkuva kiire ja allokoidun työajan puute.

Yhteiskehittäminen edellyttää ratkaistavan ongelman määrittelyä huomattavasti tarkemmin, kuin mihin pystyimme suuren työryhmän kanssa toimiessa. Kun tekemisistä ja ratkaistavista ongelmista päästiin puhumaan vain ylätasolla, keskustelu siirtyi poikkeuksesta ihmisestä teknologian pohtimiseen ja siihen, millaisia hyviä ja huonoja puolia eri tietojärjestelmässä tai yksittäisessä sovelluksessa oli havaittu.

Tämän tilanteen ratkaisemiseksi perustimme erillisen yhteiskehittämisryhmän ja päätimme rajata käsiteltävät ilmiöt kahteen, joita olivat yksinäisyys ja digitaalisuus. Ilmiöiden valitseminen ja ryhmän tiivistäminen auttoi meitä pitämään keskustelun ihmisen toiminnan tavoitteissa ja toimintaa haittaavissa asioista ja pääsimme alkuun ratkaisun kehittämisessä. Kun saimme tuotettua ensimmäiset kokeiluversiot ratkaisustamme, pystyimme antamaan sen kokeiltavaksi kehittämisryhmän toimijoiden taustaorganisaatioille ja keskustelemaan sen käytön kokemuksista ja mahdollisista rajoituksista. Näistä käytännön kokeiluista saimme arvokasta palautetta, joka auttoi meitä viimeistelemään demoversion digitaalisesta työkalusta laadullisen tiedon keräämisen, käsittelyn ja jakamisen tueksi.

Mitä opimme?

INDI-hankkeessa läpikäydyn yhteiskehittämisprojektin keskeisiä oppeja ovat:

  • Ihmisen pitäminen kehitystyön keskiössä ei ole helppoa eikä se tapahdu itsestään. Kehitystyöhön osallistuvien täytyy muistuttaa itseään tästä ja tehdä aktiivisesti töitä sen eteen, ettei esimerkiksi teknologia ala ohjaamaan kehitystyötä.
  • Eri aloilla toimivat ihmiset eivät välttämättä ymmärrä toistensa tavoitteita, toimintaa tai kieltä. Tämä pitää huomioida keskustelussa ja näiden esittelyyn, selittämiseen ja perustelemiseen pitää varata aikaa.
  • Kehitystyön lopputulokselle tarvitaan vastaanottaja, joka auttaa yhteiskehittäjiä määrittämään ratkaistavan ongelman sillä tarkkuudella, että ongelmanratkaisu voidaan käynnistää.
  • Yhteiskehittäminen kasvattaa kaikkien osallistujien osaamista sekä toistensa taustoista että käsiteltävästä aiheesta.

Lähteet

Pöyry-Lassila, P. (2017) Palveluiden yhteiskehittäminen ja yhteistuottaminen. Teoksessa Soile Pohjonen, Marika Noso (toim.) Kansalainen keskiöön! Näkökulmia sote-uudistukseen. Helsinki: Kunnallisalan kehittämissäätiö KAKS. Kunnallisalan kehittämissäätiön julkaisujen sarja, 2, 25–31.

SFS-EN ISO 9241-210:2019. (2019). Ihmisen ja järjestelmän vuorovaikutuksen ergonomia. Osa 210: Vuorovaikutteisten järjestelmien käyttäjäkeskeinen suunnittelu. Suomen Standardisoimisliitto