TtM Helena Kangastie toimii erityisasiantuntijana (TKI&O) ja POJOF-hankkeen koordinaattorina ja KT Tuulikki Keskitalo yliopettajana ja POJOF-hankkeen asiantuntijana Lapin ammattikorkeakoulussa.

Logo

Taustaa

Pohjoinen johtamisen foorumi – uudistavilla toimintamalleilla kasvuun ja kehitykseen hankkeen (1.8.2020-31.5.2023) päätavoitteena on kehittää yritysten ja julkisten organisaatioiden muutos-, hyvinvointi- ja tulevaisuusjohtamista. Johtamisosaamisen vahvistaminen tuo tuloksellisuutta sekä parantaa yritysten kasvua ja henkilöstön työhyvinvointia.

POJOF -hankkeeseen sisältyy neljä keskenään erilaista toimenpidekokonaisuutta, joista yksi on arviointi. Seuraavassa kuviossa 1 on kuvattu POJOF -hankkeen toimenpiteitä ja arvioinnin toteuttamista vuosina 2020–2023.

Työpaketti 1, 2, 3 ja 4.
Kuvio 1. POJOF -hankkeen toimenpiteet ja arviointi vuosina 2020–2023.

Arvioinnin keskeisenä tavoitteena on tukea hankkeen muiden toimenpiteiden toteuttamista, jonka vuoksi hankkeen koko toiminnan ajan toteutetaan kehittävää prosessiarviointia. Arvioinnin toteutuksesta vastaavat korkeakoulut, mutta päävastuu on Lapin AMKilla. Arviointi ja arviointitiedon hyödyntäminen on tärkeä osa hankkeen toimintaa ja onnistumista palvelumuotoilun lisäksi.

Arvioinnin ja palvelumuotoilun pohjalta määritellään lopullinen Pohjoisen johtamisen foorumin (POJOF) toimintakonsepti. POJOF -toimintakonsepti pitää sisällään muun muassa määritellyt vetovastuut, verkoston yhteisen toimintasuunnitelman ja eri organisaatioiden roolit foorumissa hankkeen päätyttyä. Tässä blogikirjoituksessa avaamme POJOF -hankkeen arvioinnin suunnittelua, alustavaa toteutusta ja tuloksia.

Suunnittelua

Arvioinnin suunnittelutyö käynnistyi osana ensimmäistä työpakettia, joka liittyy hankkeen hallinnointiin. Ensimmäisen työpaketin tavoitteena oli toiminta- ja arviointisuunnitelman laatiminen hankkeelle. Hankehakemuksen sisältöä lukemalla ja analysoimalla huomasimme, että prosessiarvioinnin eli toiminnan arvioinnin lisäksi, oli tehtävä myös vaikutusarviointia, eli oli arvioitava myös sitä, millaisen muutoksen projekti saa aikaan. Prosessiarvioinnissa ollaan kiinnostuneita kehittämisen toteuttamisesta ja muutoksen aikaansaamisesta, sekä kehittämisen tukemisesta esimerkiksi antamalla palautetta kehittämistoiminnan toteutumisesta kaikissa sen eri vaiheissa.

Kun olimme ”päässeet kartalle” hankehakemukseen kuvatusta arvioinnin tavoitteesta, tutustuimme erilaisiin arviointisuunnitelmamalleihin. Niitä tutkimalla ja analysoimalla rakensimme vähitellen hankkeen arviointisuunnitelmaa. POJOF-hankkeen arviointisuunnitelmassa on kuvattu paitsi hankkeen tavoitteet ja toimenpiteet, myös arvioinnin kohteet, arvioinnissa hyödynnettävät menetelmät sekä kohderyhmät. Hankkeen arviointisuunnitelmassa on avattu myös arviointiaikataulua, joka on suhteutettu hankkeen toimintasuunnitelmaan.

Toteutusta

Hankkeen arviointikohteet ja -menetelmät päätettiin yhdessä projektiryhmän kanssa tammikuun 2021 alussa, jonka jälkeen ne kirjattiin arviointisuunnitelmaan. Toisaalta on hyvä muistaa, että prosessiarviointi on luonteeltaan itseään korjaava ja matkan varrella täydentyvää, jo-ten arviointisuunnitelmankin kuuluu täydentyä hankkeen kuluessa, mikäli siinä huomataan puutteita, tai jokin ei tunnu toimivan.

Ensimmäinen virallinen arviointiaineisto kerättiin hankkeen ohjaus- ja projektiryhmän kokouk-sissa joulukuussa 2020. Ohjausryhmän kokouksessa esiteltiin hankkeen toimenpiteitä ja niiden suunniteltua aikataulua. Kokouksen lopuksi heräteltiin keskustelua siitä, miten hanke on ohjausryhmän mielestä edennyt, ja mitä toiveita ja ajatuksia kokouksessa esitellyt asiat herättivät. Keskustelu ohjausryhmässä kirjattiin ylös, jonka jälkeen keskustelua jatkettiin yhdessä projektiryhmän kanssa. Vastaavanlainen keskustelu on tarkoitus käydä jokaisen ohjausryhmän kokouksen yhteydessä. Keskustelun tarkoituksena on osallistaa ohjausryhmää kehittämis-työhön, jotta hanke kulkisi oikeaan suuntaan.

Joulukuussa, ohjausryhmän kokouksen jälkeen, projektiryhmän keskustelun apuna käytettiin myös sovellettua SWOT-työkalua, joka auttoi projektiryhmää näkemään onnistumiset, mutta myös kiinnittämään huomiota tarpeellisiin kehittämiskohteisiin. Seuraavassa taulukossa on esitelty POJOF-hankkeessa hyödynnetty sovellettu SWOT-analyysi, joka löytyy Sosiaali- ja terveysjärjestöjen Avustuskeskuksen Itsearviointioppaasta.

Taulukko 1. Pojof-hankkeessa hyödynnettävä sovellettu SWOT-analyysi.

Swot-taulukko.

Sovellettu SWOT-analyysi on tarkoitus toteuttaa kaksi kertaa vuodessa, syksyisin ja keväisin.

Edellä mainittujen toimintojen lisäksi, POJOF-hankkeessa järjestetään myös työpajoja liittyen POJOF-toimintakonseptin palvelumuotoiluun. Tähän mennessä työpajoja on järjestetty kaksi, joista ensimmäisessä tavoitteena oli kartoittaa osallistujien toiveita ja odotuksia foorumille, ja toisessa keskityttiin tuumailemaan ja täsmentämään foorumin toimintaa ja sisältöjä.

Työpajojen suunnittelusta ja toteutuksesta on vastannut Lapin yliopiston ja Lapin amk:n asiantuntijoista koostuva tiimi, mutta jokainen projektityöryhmän jäsen on osallistunut työpajaan. Jokaisen työpajan jälkeen projektityöryhmä on kokoontunut keskustelemaan työpajan herättämistä tunteista ja ensivaikutelmasta. Nämä huomiot on kirjattu ylös. Lisäksi jokaisesta työpajasta on kerätty palautekysely, jonka muotoilussa ajatuksena oli täytön helppous, mutta myös informatiivisuus.

Tähän mennessä arviointiaineistoa on kerätty keskustellen, joissa on hyödynnetty etukäteen valmisteltua keskustelurunkoa sekä sovellettua SWOT-analyysiä. Lisäksi arviointiaineisto koostuu työpajojen palautekyselyistä. Arviointiaineisto on tallennettu projektin yhteiselle Teams-alustalle, joka helpottaa tiedon dokumentointia ja hyödyntämistä. Teamsissä on myös hankkeen arviointipäiväkirja, johon kirjataan arviointia koskevat asiat, kuten tehdyt toimenpiteet, aikataulut, kerätyt aineistot ja epämuodollisemmatkin huomiot. Arvioinnin kantava ajatus on myös yhteisvastuullisuus, joka konkretisoituu siten, että jokainen projektityöryhmän jäsen voi kirjata muistiinpanojaan arviointipäiväkirjaan.

Tuloksia

POJOF-hankkeen tavoitteena on toteuttaa koko hankkeen ajan kehittävää ja systemaattista prosessiarviointia, joka toimii niin palautteena kuin hankkeen toiminnan ohjaamisen välineenä (Seppänen-Järvelä, 2004). Prosessinomaisuus konkretisoituu muun muassa siinä, että kerättyä aineistoa analysoidaan prosessin aikana, ei vain jälkijättöisesti loppuraporttia kirjoitettaessa.

Projektiryhmän ensimmäinen SWOT-analyysi joulukuussa 2020 paljasti niitä seikkoja, joihin toiminnassa oli syytä kiinnittää huomiota. Kehittämiskohteiksi paljastui muun muassa projektityöryhmän kokousten systematisointi ja viestintä. Projektiryhmän kokouksia toivottiin systemaattisemmiksi siten, että myös projektitoimijoille säilyisi koko hankkeen toiminnan ajan kokonaiskuva hankkeen tavoitteista ja toiminnasta. Käytännön toiminnassa tämä näkyy siten, että jokainen työpaketti on nykyään esillä kokousten asialistalla, kuitenkin joustavasti niin, että aika ajoin jokin toimenpide vaatii suurempaa huomiota.

Viestintään panostaminen on myös kantanut hedelmää, sillä joulukuisen keskustelun jälkeen hankkeessa on kirjoitettu useampi blogikirjoitus, ja esimerkiksi artikkeli Lapin Kansaan. Projektilla on myös näyttävä visuaalinen ilme, joka näkyy tätä nykyä myös LinkedInissä. LinkedInin avulla hanke on saanut myös näkyvyyttä, jonka johdosta hanke on onnistunut saamaan lisää osallistujia hankkeen työpajoihin. Myös viestinnän laatuun ja sisältöön on syytä panostaa. Hyvä viestintä auttaa paitsi koukuttamaan osallistujia, myös viestimään tarkoituksenmukaisesti hankkeen toimenpiteistä ja tavoitteista.

Lopuksi

Pojof-hanke koostuu neljästä työpaketista, joista yksi koskee arviointia. Prosessiarvioinnin merkitys ja hyödyllisyys on kirkastunut projektitoimijoille varsin hyvin jo hankkeen lyhyen toimintakauden aikana. Prosessiarvioinnin avulla hankkeen toimintoja on pystytty suuntaamaan paremmin kohti hankesuunnitelmaan kirjattuja tavoitteita siten, että se palvelee mahdollisimman hyvin kohderyhmänsä tarpeita.

Prosessiarviointi on tärkeää, sillä ilman kriittistä itsearviointia ja ulkopuolisen antamaa palautetta, on vaikea välillä havaita tehtyjä toimenpiteitä ja niiden seurauksia, tai hahmottaa niiden keskinäisiä suhteita ja linkittymistä kokonaisuuteen.

POJOF-hankkeesta on julkaistu 23.2.2021 kirjoitus tässä blogissa otsikolla Pohjoisen johtamisosaamista kehittämässä.

Lähteet:

Pohjoinen johtamisen foorumi – uudistavilla toimintamalleilla kasvuun ja kehitykseen. https://www.eura2014.fi/rrtiepa/projekti.php?projektikoodi=S22001

Seppänen-Järvelä Riitta 2004. Projekti – kehittämisen kehto vai musta aukko?
Yhteiskuntapolitiikka 69(3), 251–259.

Sosiaali- ja terveysjärjestöjen Avustuskeskuskus. Itsearviointiopas. Viitattu 17.3.2021 https://www.stea.fi/documents/2184241/2492102/Itsearviointiopas.pdf/9c90fac1-47a8-4bdc-a35f-9b22d9020080/?t=1480079910950