Työpajat johtamisen foorumin kokoamisen ja kehittämisen toimintatapana 23.8.2021 Pohjoisen tekijät – Lapin AMKin asiantuntijablogi Julkaisija Lapin ammattikorkeakoulu Oy, Jokiväylä 11, 96300 Rovaniemi Lisenssi Nimeä 4.0 Kansainvälinen (CC BY 4.0) ISSN 2954-145X Yhteydenotot viestintäkoordinaattori Heli Lohi Asiasanat Johtaminen Kirjoittajat: Helena Kangastie, TtM, erityisasiantuntija (TKI&O) Pohjoinen johtamisen foorumi – uudistavilla toimintamalleilla kasvuun ja kehitykseen –hankkeen koordinaattori, Lapin AMK ja Krista Rautio, YTM, kehittämisen asiantuntija Pohjoinen johtamisen foorumi – uudistavilla toimintamalleilla kasvuun ja kehitykseen –hankkeen koordinaattori, Lapin yliopisto Taustaa Lappilaisten yritysten ja organisaatioiden toimintaympäristö on murroksessa. Toimintaympäristön muutokset, kuten digitalisaatio, ikärakenteen muutokset, kansainvälistyminen ja kestävä kehitys luovat uusia haasteita johtamiselle. Pohjoinen johtamisen foorumi – uudistavilla toimintamalleilla kasvuun ja kehitykseen –hankkeessa Lapin koulutuskeskuskoulutuskeskus REDU, Lapin ammattikorkeakoulu ja Lapin yliopisto kehittävät nyt lappilaisille organisaatiolle ja yrityksille osaamista, joka tukee niiden menestystä ja vaikuttavuutta muuttuvassa toimintaympäristössä. Pohjoisen johtamisen foorumin konseptoinnin myötä luomme alueelle johtamisen yhteistyöverkoston, verkoston jäsenten vuorovaikutusta ja johtamisen yhteistyöverkoston, verkoston jäsenten vuorovaikutusta ja yhteydenpitoa tukevat käytänteet sekä koulutuskokonaisuudet yrityksille ja organisaatioille. Yksi tämä tavoitteen saavuttamisen keskeinen toimenpide on Pohjoisen johtamisen foorumin palvelumuotoilu, joka käynnistyi heti hankkeen alussa (kuva yksi). Kuva 1. Palvelumuotoiluprosessi. Osana palvelumuotoiluprosessia (kuva yksi) järjestetään foorumiin kuuluville työpajoja, joissa kehitetään ja määritellään Pohjoinen johtaminen foorumin palvelukonsepti. Oppilaitokset toteuttavat työpajat yhteistyössä. Tässä blogissa kuvaamme kolmen työpajan (kuva kaksi) toteutusta Pojof-hankkeen toimenpiteenä. Kuva 2. Pohjoisen johtamisen foorumin työpajat aikajanalla. Kolmen työpajan sarja käynnistyi joulukuussa 2020. Kaksi työpajaa pidettiin helmi- ja huhtikuussa 2021. Työpaja I. Johtamisen Foorumi – toiveita ja odotuksia Foorumille Työpaja järjestettiin 9.12.2020 etätoteutuksena. Ensimmäisessä työpajassa osallistujia oli yhdeksän. Tavoitteena oli luoda yhteistä ymmärrystä osallistujien näkemyksistä Pohjoisen johtamisen Foorumille. Foorumilla tarkoitetaan toiminnan kokonaisuutta, joka pitää sisällään verkoston toiminnan ja tapaamispaikan. Työpajan tavoitteena oli luoda yhteistä ymmärrystä osallistujien näkemyksistä Pohjoisen johtamisen foorumille. Työpaja muodostui ennakkotehtävästä, tutustumisesta, pienryhmätyöskentelystä sekä yhteenvedosta. Osallistujat pääsivät sanoittamaan toiveitaan ja odotuksiaan foorumille Mentimeter -kyselysovelluksen kautta. Ennakkotehtäviä hyödynnettiin työpajaa varten rakennetuissa hankkeen visuaalista ilmettä tukevissa teemakorteissa ja pienryhmätyöskentelyssä. Osallistujat pääsivät tutustumaan toisiinsa Aku Ankka -aiheisen tutustumistehtävän avulla: jokainen osallistuja esitteli itsensä ja tunnelmansa työpajasta Aku Ankka -kuvien avulla. Ennakkotehtävien tulokset analysoitiin ennen työpajaa peilaten tuloksia hankesuunnitelman teemasisältöihin. Työpaja toteutettiin AC-alustalla. Aluksi esiteltiin projektityöryhmä ja hankkeen tavoitteet. Tämän jälkeen osallistujat esittelivät itsensä ja valitsivat omia sen hetkisiä tunnelmiaan ‘’kuvaavan Aku Ankka –hahmon. Tämän jälkeen osallistujat jaettiin pienryhmiin, joissa fasilitoija toimi työskentelyn ohjaajana ja kirjaajana. Pienryhmäkeskustelu sujui hyvin ja oli hyvin innostunutta, joka ilmeni esimerkiksi haluttomuutena pitää taukoa. Tämän jälkeen siirryttiin yhteiseen työtilaan. Yhteisessä tilassa osallistujat esittelivät pienryhmäkeskusteluista esiin tulleita ajatuksia ja toiveita pohjoisen johtamisen foorumista. Seuraavassa esimerkkejä tuotoksista: ‘’Aletaan tekemään yhdessä, jossa opitaan tuntemaan toiset persoonina ja luodaan luottamus vuorovaikutussuhteelle. Uskalletaan puhua ja keskustella oikeista asioista, tapaaminen voi olla vapaa-ajan harrastusten parissa.’’ ‘’Miten johtamisosaamista voitaisiin kartoittaa ja kehittää aivan toimitusjohtaja-tasolta lähtien’’ ‘’Strategia on tarinankerrontaa. Tärkeää osallistaa henkilökunta strategian kirjoittamiseen ja tuoda myös jatkuvasti esiin arjen tekemisen kiinnittymistä strategiaan. Onnistumisten tuominen näkyväksi.’’ Työpaja osoitti tarpeellisuutensa foorumille. Tarve tuli esille muun muassa osallistujien aktiivisena keskusteluna, ehdotuksina, uuden luomisena ajankohtaisiin teemoihin liittyen sekä välineenä kehittää omaa johtamistaan. Työpajan jälkeen projektityöryhmä arvioi työpajan onnistumista itsearviointia. Projektityöryhmän mielestä työskentely sujui luontevasti ja tuotti kehittämiselle antoisia tuloksia ja tuotoksia, joita pystytään hyödyntämään seuraavissa työpajoissa. Lisäksi työpajaan liittyi prosessiarviointi, joka tarkoitti, että osallistujilta kerättiin palaute työpajaan liittyen. Osallistujat arvioivat työpajan sujuneen hyvin, sillä saimme työpajan kokonaisarvosanakasi arvosanan 8 (asteikolla 1-10). Osallistujilta kysyttiin seuraavia asioita: 1. Tunnelma työpajan jälkeen?2. Päästiinkö työpajassa mielestäsi tavoitteeseen?3. Uudet ideat ja kehittämisehdotukset tuleviin työpajoihin? Ensimmäisestä työpajasta nousi seuraavia kehittämiskohteita: tuotosten hyödyntäminen seuraavissa työpajoissa (teemakortit, keskustelut), prosessiohjauksen tiivistäminen ja ajankäytön tehostaminen ja erityisesti ajankäytön lisääminen dialogille. Kuva 3: Ensimmäisen työpajan kootut tulokset, odotuksia ja toiveita johtamisen foorumille. Työpaja II. Tarpeeseen vastaavan tuotteen kehittäminen Toinen työpaja pidettiin 23.2.2021 klo 13 – 15 Adobe Connect -verkkoalusta ja osallistujia työpajassa oli yhdeksän. Tavoitteena työpajassa ideoidaan toimenpiteitä ja ratkaisuja käytännön johtamisen tueksi. Tilaisuudessa käsiteltiin arjen johtamisasioita ja haasteita sekä jaetaan hyviä käytäntöjä. Osallistujat valmistelivat organisaatioistaan ennakkotehtävänä jonkin ajankohtaisen johtamiseen liittyvän käytännön tilanteen, jonka he haluaisivat ratkaista tai toteuttaa. Osallistujat palauttivat ennakkotehtävänsä kirjallisessa muodossa projektiryhmälle. Projektiryhmä käsitteli kaikki palautetut tehtävät ja anonymisoi tehtävät, jotta ne voitiin julkaista yhteisellä Jamboard-alustalla. Projektiryhmä muodosti ennakkoilmoittautumisien perusteella työpajaa varten pienryhmätilat, joissa tehtäviä tultaisiin käsittelemään. Ennakkotehtävä oli ohjeistettu seuraavalla tavalla: Pohdi omasta organisaatiostasi jokin ajankohtainen johtamiseen liittyvä käytännön tilanne, jonka haluat jakaa muille työpajaan osallistuville. Kuvaile ja kirjoita lyhyesti tilanne muille jaettavaksi. Tilanne voi olla esimerkiksi: Ongelma, jonka haluaisit ratkaista Idea, jonka haluaisit toteuttaa Työpaja käynnistyi projektipäällikön aloituksella, jossa käytiin läpi osallistujat, ensimmäisen työpajan tulleet ideat ja yhteenveto ensimmäisestä työpajasta. Pienryhmätyöskentely käynnistyi annetulla ohjeistuksella kahdessa pienryhmässä. Molemmissa pienryhmässä oli oma fasilitaattori. Ryhmät valitsivat tarjolla olevista caseista yhden, jota lähtivät työstämään tarkemmin. Työstäminen aloitettiin case-esimerkin lukemisella ja itsenäisellä aivoriihellä. Osallistujat pääsivät pohtimaan muutaman minuutin ajan itsenäisesti ratkaisuja valittuun caseen. Tämän jälkeen osallistujat keskustelivat yhdessä ja pohtivat ratkaisutapoja caseen. Ryhmät tuottivat keskustelun pohjalta Jamboardille ryhmän kuvauksen ongelman ratkaisusta. Ratkaisujen muotoilun jälkeen projektiryhmän edustaja teki case-tuotoksista dialogisen yhteenvedon. Osallistujilla oli mahdollisuus sanoittaa työskentelyään sekä tehdä lisäyksiä ja tarkennuksia case-tuotoksiinsa. Dialogin tuloksena tuli esille uusia osaamisen kehittämisen tarpeita, joita tullaan hyödyntämään hankkeen myöhemmissä vaiheissa. Yhteenvedon jälkeen projektiryhmän edustaja kertoi hankkeen arvioinnista, jonka jälkeen osallistujat pääsivät antamaan palautetta työpajasta Webropol-kyselyn avulla. Arvioinnin jälkeen työpaja päätettiin kertomalla osallistujille seuraavat askeleet tulevaa työpajaa kohti. Työpajaprosessin viimeinen työpaja toteutetaan huhtikuussa 2021. Arviointiin osallistuivat osallistujat antamalla palautetta tarjolle laitettuun Webropol-kyselyyn. Lisäksi projektiryhmä keskusteli työpajan jälkeen työpajan onnistumisesta. Projektiryhmä totesi, että työpajassa päästiin asetettuun tavoitteeseen. Lisäksi työpaja toteutti myös uusia osaamistarpeita aiemmin määriteltyjen tarpeiden rinnalle. Osallistujien määrän vuoksi emme päässeet tavoiteltuun ryhmäkokoon, jonka vuoksi pienryhmätyöskentelyssä ilmeni ryhmädynaamisia haasteita. Projektiryhmä totesi, että fasilitoinnilla on tärkeä merkitys ryhmän toiminnan ohjauksessa. Työpajojen lyhyt aika koettiin ajoittain rajoittavana tekijänä dialogin mahdollistamisessa. Osallistujien myönteinen asenne välittyi työpajatyöskentelystä, joka vahvisti tunnetta siitä, että aihe on tarpeellinen ja kiinnostava. Kehittämistyönä projektiryhmä päätti vahvistaa osallistujien rekrytointia ja viestintää työpajoista sekä foorumista. Osallistujien määrä vaikuttaa merkittävästi foorumin palvelumuotoilussa käytettävien laaja-alaisten ideoiden ja kokemusten saamiseen. Viestinnässä käytetään apuna foorumia varten rakennettua LinkedIn ryhmää ja Sway-esitystä. Projektiryhmä kävi keskustelua tulevien koulutusten sisällöstä ja tarjonnasta. Tämän kautta projektiryhmä pohti myös tämän hetkistä osallistujanäkökulmaa, jonka vuoksi projektiryhmä päätyi lisäämään viimeiseen työpajaan asiantuntijapuheenvuoron esim. hybridijohtamisesta. Työpaja III. Konstit ja keinot kehittämiseen Kolmas työpaja toteutettiin 20.4.2021 Adobe Connect-verkkoalustalla ja osallistujia työpajassa oli neljä. Työpajan tavoitteena oli koota osallistujien toiveita ja tarpeita johtamista ja työyhteisön kehittämistä koskevista koulutuksista sekä muista osaamista lisäävistä menetelmistä. Lopuksi esittelimme hankkeessa tarjottavia maksuttomia yrityskohtaisia palveluita. Työpajan suunnittelu käynnistyi aiempien työpajojen pohjalta ja suunnittelu toteutettiin työpajojen suunnittelusta vastaavien toimesta. Suunnitteluvaiheessa päädyttiin tarjoamaan osallistujille asiantuntija-alustus hybridijohtamisesta otsikolla: Hybridijohtamisen näkökulmia työhyvinvointiin, tuottavuuteen ja yhteistyöhön. Asiantuntijana toimi tietokirjailija Ulla Vilkman. Suunnitteluvaiheessa myös mietittiin vertaistyöskentelyn ohjeistus ja toteutus sekä käytettävät työvälineet. Samalla tarkennettiin infoviesti, joka lähti kutsuttaville osallistujille. Työpaja taas projektipäällikön alustuksella, jossa esiteltiin työpajan paikallaolijat ja edellisten työpajojen tuotokset sekä visuaalisen kuvauksen hankkeen toimenpiteiden/kehittämistyön rakentumisesta. Ulla Vilkmanin alustuksen jälkeen sai esittää kysymyksiä ja osallistujat esittivät muutamia kysymyksiä “työyhteisöllisyyteen” ja sen vahvistamiseen hybridityössä sekä viestintään ja vuorovaikutukseen (esihenkilöiden ja työntekijöiden välillä) liittyen. Vertaistyöskentelyyn valmistauduttiin orientaatiokysymyksillä “Miten haluat osallistua Pohjoisen johtamisen foorumiin” ja “Mitä tuot verkostolle”. Vastaukset kirjoitettiin yhteiselle alustalle ja niitä jalostettiin vertaistyöskentelyssä. Tämän jälkeen työskentelyn kulku ohjeistettiin osallistujille. Vertaistyöskentely toteutettiin kahdessa breakout-ryhmässä fasilitaattoreiden tuella. Teemoja oli alun perin kolme (1. Foorumin toiminta, 2. Osaamisen kehittäminen ja tarjonta, 3. Jäsenistö ja foorumin imago), joista viimeisestä keskusteltiin osallistujien määrän vähyyden vuoksi yhteisesti. Foorumin toiminta Keinot ja konstit kokoontumiseen: Miten kokoonnutaan? (ketkä, missä, milloin ja kuka kutsuu koolle) Keinot ja konstit tapaamisiin: Mistä puhutaan? (miten tapaamisten ja keskusteluiden teemat valitaan) Osaamisen kehittäminen ja tarjonta Keinot ja konstit tarjontaan: Millaisia tapahtumia, koulutuksia ja tietoiskuja foorumin tulee tarjota? (toteutusmuoto ja kesto) Keinot ja konstit viestintään: Miten haluatte saada tietoa koulutuksista, tietoiskuista ja yrityskohtaisista palveluista? (tiedotuskanavat) Jäsenistö ja foorumin imago Keinot ja konstit verkoston jäsenistön ylläpitämiseen: Kokoontuminen, tiedot jäsenistä, yhteystiedot, yhteyshenkilöt, yritysten verkostokartta Keinot ja konstit foorumin julkiseen imagoon: Mistä foorumin imago muodostuu? Mitä kerrot kaverille, jos haluat kutsua foorumin jäseneksi? Arviointi Työpaja onnistui sisällöllisesti hyvin, haasteena oli osallistujien niukkuus. Työpajatyöskentelyn sisällöllisenä saatiin osallistujien kanssa yhteistyössä rakennettua teemoihin vastaukset, eli hahmoteltua foorumin toimintaa, osaamisen kehittämistä sekä jäsenistöä ja foorumin imagoa. Jos osallistujien määrä olisi ollut isompi, se olisi voinut tuottaa lisää tietoa ja näkemyksiä foorumin toiminnasta ja sen kehittämisestä. Osallistujat osallistuivat työpajan arviointiin sekä suullisesti että vastaamalla työpajan jälkeiseen Webropol-kylseyyn. Osallistujat toivat työpajassa esille, että vaikka on halu osallistua johtamisen kehittämiseen, niin arjen hektisyys ja muuttuvat kalenterit haastavat osallistumista. Projektiryhmä arvioi työpajan onnistumista ja totesi, että työpajassa päästiin tavoitteeseen. Osallistujien vähyyden vuoksi emme päässeet tavoiteltuun ryhmämäärään. Työpajan kesto koettiin hyvänä ja osallistujien myönteinen asenne välittyi työpajatyöskentelyssä. Kehittäminen Kehittämisnäkökulmassa huomioimme tähänastisten työpajojen vaikutuksen. Projektiryhmä kävi keskustelua erilaisista menetelmistä, joilla lisätä foorumiin liittymisen motivaatiota ja innostusta. Työpajoista saadun kokemuksen perusteella tarvitaan houkuttelevampia syitä kokoontua. Tähän tarpeeseen vastaamme toteuttamalla monipuolisia osaamista vahvistavia ja vertaiskeskustelun mahdollistavia tapahtumia, kuten webinaareja, verkostoitumistilaisuuksia ja koulutuksia sekä yrityskohtaista kehittämistukea. Näkyvän ja vaikuttavan viestinnän merkitys on palveluihin osallistumisen kannalta tärkeää. Osallistujat haluavat jakaa osaamista ja kuitenkin kokoontua vain tarpeen mukaan. Projektitoimijoiden tulee siis huomioida myös kriittinen näkökulma verkoston muodostumiseen ja toimintaan. Verkosto voi tarkoittaa monenlaista toimintaa arjessa. Kuva 4: Työpajojen tuloksia. Lopuksi Pohjoista johtamisen foorumia rakennetaan ja kehitetään koko hankkeen ajan yllä mainitulta pohjalta. Seuraava askel on toteuttaa tapahtumia ja tilaisuuksia (mm. webinaareja, koulutuksia ja yrityskohtaisia palveluita), joiden puitteissa kohderyhmä kokoontuu ja verkostoituu ja alueen johtamisosaaminen vahvistuu. Palvelumuotoilutyöpajoista kerätyt näkemykset osoittavat, että foorumiin osallistutaan, kun sen koetaan tarjoavan konkreettista hyötyä ja vastinetta käytetylle ajalle. Tulevien tapahtumien ja tilaisuuksien sisällöt suunnitellaan yritysten ja johtajien ajankohtaisiin osaamis- ja kehittämistarpeisiin. Verkostoitumista tuetaan ja se mahdollistetaan asiapitoisten tapahtumien yhteydessä. Lähteitä Kangastie, H. ja Vesterinen, S.2021. Osaamistarpeet johtamisen kehittämisessä Viitattu 2.6.2021. Kangastie, H. ja Keskitalo, T.2021. Prosessiarviointia Pohjoisen johtamisen foorumin kehittämishankkeessa Viitattu 2.6.2021. Kangastie, H., Keskitalo, T., Tihinen, M. & Vesterinen, S.2021. Pohjoisen johtamisosaamista kehittämässä.Viitattu25.3.2021.