“Puolimatkan krouvissa“ – POJOF-hankkeen kehittämistoiminnan prosessiarviointia ja sen tuloksia

Kirjoittajat: Helena Kangastie, TtM, erityisasiantuntija (TKI&O), Lapin AMK Master School / hankkeen koordinaattori; Tuulikki Keskitalo, KT, yliopettaja, Lapin AMK Master School / hankkeen asiantuntija.

Johdanto

Projektitoiminnassa korostetaan avointa toimintaa ja toiminnan aikaista tiedon tuottamista arvioinnin avulla. Projektiarvioinnin lähtökohtana on kaksi peruskysymystä: tehdäänkö oikeita asioita ja tehdäänkö asioita oikein. Arvioinnilla haetaan vastauksia siihen, vastaako projekti tarpeeseen, jota varten se on perustettu, ja toimiiko projekti parhaalla mahdollisella tavalla saavuttaakseen tavoitteensa.

Pohjoinen johtamisen foorumi – uudistavilla toimintamalleilla kasvuun ja kehitykseen -hankkeessa (2020–2023) tavoitteena on kehittää yritysten ja julkisten organisaatioiden johtamisosaamista. Päätavoitteena on Pohjoisen johtamisen foorumin luominen, joka mahdollistaa vertaistuen ja -oppimisen johtajien ja johtajuudesta kiinnostuneiden keskuudessa.

Hankkeessa toteutetaan systemaattista prosessiarviointia toiminnan tueksi. Arvioinnin toteutuksen päävastuu on Lapin AMKilla. Tässä blogikirjoituksessa avaamme hankkeen puolivälin arviointia ja maalaamme suuntaviivoja hankkeen onnistuneeseen lopputulokseen. Lisäksi tarjoamme vinkkejä prosessiarvioinnin toteuttamiseen muissa hankkeissa.

POJOF–hankkeen prosessiarviointi pähkinänkuoressa

Prosessiarvioinnin tarkoitus on toimia palautteena ja hankkeen ohjaamisen välineenä. Prosessiarvioinnissa pyritään päämäärien ja tavoitteiden selkiyttämiseen systemaattisesti kerättävän ja analysoitavan arviointiaineiston avulla. Arviointitiedon keruu kohdistuu luonnollisesti hankkeen toimenpiteisiin, kuten tässä tapauksessa esimerkiksi johtajille suunnattujen verkostoitumistilaisuuksien arviointiin palautelomakkeen ja keskustelun avulla.

Arvioinnilla pyritään taklaamaan ongelmakohtia, mutta keräämään myös informaatiota onnistumisista, joka antaa hankkeen toimijoille tärkeää tietoa siitä, että tehdään oikeita asioita, oikealla tavalla. Prosessiarviointi on siis ennen kaikkea oppimisen, ja toiminnan kehittämisen ja suuntaamisen väline.

Prosessiarviointi on pääosin laadullista, sillä se kohdistuu nimensä mukaisesti prosesseihin, jolloin tärkeää informaatiota antaa esimerkiksi toiminnan havainnointi. Laadullista prosessiarviointia kutsutaan formatiiviseksi arvioinniksi. Prosessin ollessa arvioinnin kohteena, on arviointi luonteeltaan myös jatkuvaa, eikä tapahdu vain esimerkiksi projektin lopputuotosten arviointina, kuten liian usein on tapana.

Formatiivinen arviointi tapahtuu pääosin tapaamisissa ja keskusteluissa, ja painotus on ratkaisuiden etsimisessä. Ihanteellisessa tapauksessa prosessiarviointi kehittää myös toimijoiden ongelmanratkaisutaitoja.

Projektin kuluessa asetetut arviointikysymykset ohjaavat keskustelua ja arviointia, ja voivat liittyä esimerkiksi seuraaviin asioihin: Miten projektin keskeiset toimenpiteet ovat onnistuneet ja onko projekti tavoittanut kohderyhmänsä? Keskeistä prosessiarvioinnin onnistumiselle on projektin hyvä tuntemus. POJOF-hankkeessakin käymme paljon keskustelua muun muassa yhteisen ymmärryksen muodostamisesta projektin tavoitteista ja toimenpiteistä. Yhteisen ymmärryksen syntymistä edistää projektiryhmän tapaamisten keskusteleva ilmapiiri.

Formatiivisen arvioinnin lisäksi POJOF-hankkeessa toteutetaan myös summatiivista arviointia, joka kohdistuu hankkeen konkreettisiin lopputuloksiin ja vaikuttavuuteen. Vaikuttavuudella tarkoitetaan projektin pitkäkestoisia, pysyviä ja laaja-alaisia vaikutuksia, jotka säteilevät laajemmin yhteisöön.

Vaikuttavuus ilmenee pitkällä aikavälillä, ja vaatii usein monitasoista tarkastelua ja monipuolisia, haastaviakin tutkimusasetelmia. Vaikuttavuutta ei voida siis pelkistää pelkkään syy-seuraus-suhteen tarkasteluun. Vaikutukset ovat sen sijaan helpommin mitattavissa ja havaittavissa.

Vaikutuksilla tarkoitetaan niitä konkreettisia muutoksia, joita projekti saa aikaan. Esimerkiksi POJOF-hankkeessa vaikutukset voivat olla niitä konkreettisia muutoksia (positiivisia tai negatiivisia), jotka tapahtuvat yrityksen johtamiskäytännöissä hankkeen toimenpiteiden seurauksena. On myös hyvä muistaa, että vaikutukset voivat olla odotettuja tai odottamattomia.

Onnistumisia ja kehittämiskohteita

POJOF–hanke on toimintansa puolivälissä ja on tullut aika tarkastella toimenpiteitä sekä niiden tuloksia. Tähän mennessä hanke on toteuttanut palvelumuotoilun työpajoja liittyen Pohjoisen johtamisen foorumin ideointiin ja yhteiskehittämiseen. Myös alueen yrittäjien ja esihenkilöiden verkostoitumista on tuettu seminaareilla ja verkostoitumistilaisuuksilla. Täs-sä avaamme hieman toimenpiteiden ja tapahtumien arviointia ja tuloksia.

Pohjoisen johtamisen foorumin –suunnittelu käynnistyi palvelumuotoilun työpajoilla yhdessä hankkeen toimijoiden ja foorumista kiinnostuneiden esihenkilöiden kanssa. Työpajojen sisällöt ja tavoitteet suunniteltiin yhteistyössä hankkeen toimijoiden kanssa, jonka jälkeen osallistujat kutsuttiin yhteiseen kehittämistilaisuuteen. Palvelumuotoilun työpajoja järjestet-tiin kaiken kaikkiaan kolme ja mukana oli yhteensä 20 hankkeen ulkopuolista osallistujaa.

Työpajojen jälkeen hanketoimijat kokoontuivat yhteiseen reflektiotilaisuuteen, jossa jaettiin ensitunnelmat työpajasta ja pohdittiin toiminnan kehittämistä tulevia työpajoja silmällä pitäen. Lisäksi työpajoista kerättiin palautelomakkeet (n = 9). Ensimmäiset palautteet paljastivat, että työpajojen tavoite ei ollut selkeä osallistujille, joten jatkossa tähän kiinnitettiin erityistä huomiota.

Hankkeen avausseminaari, Virtaava johtaminen – vastaus johtamishaasteisiin, pidettiin lokakuussa 2021 Korundissa, Rovaniemellä. Seminaarin ideointi- ja suunnitteluvaiheessa toteutimme kyselyn Minkälainen olisi unelmiesi johtamisseminaari? Kysely toimi seminaarin suunnittelun apuvälineenä.

Seminaarin jälkeen toteutimme palautekyselyn (n = 32). Taulukosta 1 on nähtävillä vastauksia palautekyselyn keskeisiin väittämiin asteikolla loistava 1 – huono 5.

Taulukko 1. Virtaava johtaminen – vastaus johtamishaasteisiin –seminaarin palautekyselyn tuloksia (%, KA, Mediaani).

Palautekyselyn väittäminen perusteella osallistujat pitivät erityisesti seminaarin johtamiseen liittyvistä puheenvuoroista sekä tapahtumapaikasta ja tarjoilusta. Paneelikeskustelu ja sen anti sekä seminaarin ajankohta arvioitiin myös hyviksi. Osaa väittämistä oli etäosallistujilla luonnollisesti vaikea arvioida, josta kertoo esimerkiksi väittämän vapaamuotoiset keskustelut suuri prosenttiluku en osaa -kohdassa (43,4%).

Väittämien lisäksi palautekysely sisälsi avoimia kysymyksiä, josta saimme myös kehittämis-ideoita tulevia tapahtumia ajatellen. Avoimissa vastauksissa toivottiin muun muassa rohkeita puhujia, konkretiaa ja case-esimerkkejä, erilaisia näkökulmia (alaiset ja esimiehet), yleisön osallistamista, verkostoitumista, hybridiseminaaria ja kiireen välttämistä. Hankkeen seuraavaa seminaaria suunniteltaessa kehittämisideat ovat olleetkin keskustelun alla ja mm. erilaisia keinoja osallistamiseen on luvassa.

Toiminnan tavoitteena on myös tukea alueen yrittäjien ja esihenkilöiden verkostoitumista. Tätä varten olemme järjestäneet kolme verkostoitumistilaisuutta; kaksi Rovaniemellä ja yhden Torniossa. Jokaisesta tilaisuudesta olemme keränneet lyhyen palautelomakkeen, jossa olemme tiedustelleet onnistumisia ja kehittämisideoita tilaisuuteen liittyen.

Palautteiden mukaan olemme onnistuneet luomaan hyviä kokonaisuuksia tarjoiluineen ja tunnelmineen. Erityisesti osallistujat ovat nauttineet keskusteluista intiimissä tunnelmassa, kuten eräs osallistuja kertoo: “Mukava lämmin tunnelma, kiitos!” Toisaalta palautteissa kaivattiin lisää yksityisen sektorin toimijoita paikalle sekä enemmän aikaa verkostoitumiselle ja ryhmätyölle.

Sen lisäksi, että hankkeen toimenpiteitä on arvioitu systemaattisesti alusta asti projektiryhmän toimesta, on myös hankkeen ohjausryhmä osallistunut hankkeen arviointiin. Hankkeessa on pidetty kaiken kaikkiaan viisi ohjausryhmän kokousta, jossa jokaisen kokouksen lopuksi on käyty keskustelua siitä, miten ohjausryhmän mielestä projektin toiminta on edennyt ja mitä huomioita ohjausryhmällä heräsi toiminnasta, joihin voisi kiinnittää jatkossa huomiota.

Keskusteluissa ohjausryhmä on ollut kannustava ja positiivinen. Toisaalta matkan varrella on pyydetty kiinnittämään huomiota myös kokonaiskuvan muodostamiseen, viestintään sekä ohjelman keskeisiin tavoitteisiin, joihin hankkeella pyritään.

Kuva 1. Pohjoinen johtamisen foorumi -hankkeen arvioinnin työkokous. Kuva: Projektipääl-likkö Markus Pellikka.

Lopuksi

Arviointi on hanketoiminnassa kehittämisen ja oppimisen väline. Arvioinnin avulla saadaan tietoa ja voidaan seurata projektin tulosten saavuttamista sekä kerätä erilaisia näkökulmia toiminnan kehittämiseen. Pohjoinen johtamisen foorumi -hankkeessa prosessiarviointi on antanut monipuolista tietoa hankkeen toteuttamiseksi suunnitellusti. Ennen kaikkea se on auttanut kehittäjiä suuntaaman toimintaansa esille tulleisiin kehittämiskohteisiin.

Lisäksi arviointi on mahdollistanut yhdessä oppimisen, kun toimia on arvioitu ja kehitetty yhdessä keskustellen. Arviointi- ja keskusteluareenoina ovat toimineet palvelumuotoilun työpajat, verkosto- ja koulutustilaisuudet, projektiryhmän työkokoukset ja ohjausryhmän kokoukset.

Arviointia edistää paitsi projektin hyvä tuntemus, myös keskusteleva ja turvallinen ilmapiiri. Arvioinnin onnistumisen kannalta tärkeää on myös arviointiaineiston tarkka ja systemaattinen dokumentointi, jonka onnistumiseksi tehtävien ja roolien tarkka rajaus ja vastuuttaminen on tärkeää.

Lähteitä:

Suopajärvi, L. 2013. Opas projektiarviointiin. Lapin yliopiston yhteiskuntatieteiden tiede-kunnan julkaisuja, C. Työpapereita 55.

Hankkeessa aikaisemmin tuotettuja julkaisuja:

Kangastie, H. ja Keskitalo, T. 2021. Prosessiarviointia Pohjoisen johtamisen foorumin kehittämishankkeessa
Kangastie, H., Keskitalo, T., Tihinen, M. & Vesterinen, S. 2021. Pohjoisen johtamisosaamista kehittämässä
Kangastie, H., Keskitalo, T., Tihinen, M. & Vesterinen, R. 2022. Virtauksesta suvantoihin – kohtaava ja läsnä oleva johtaminen
Kangastie, H. & Rautio, K. 2021. Työpajat johtamisen ja foorumin kokoamisen ja kehittämisen toimintatapana
Kangastie, H. ja Vesterinen, S.2021. Osaamistarpeet johtamisen kehittämisessä