Vinkkejä julkaisun toimittamiseen ja yhteiskirjoittamiseen

Helena Kangastie on TKI&O-erityisasiantuntija Lapin ammattikorkeakoulussa.

Ammattikorkeakoulun asiantuntijalla on vastuu ja velvollisuus edistää avoimuutta tekemällä näkyväksi tutkittua tietoa, osaamista ja kehitettyjä palveluja ja tuotteita. TKI-toiminnassa ja koulutuksessa tehdään jatkuvasti sellaisia tuloksia, jotka herättävät mielenkiintoa myös ympäristössämme. Julkaiseminen on eräs tapa edistää laajempaa läpinäkyvyyttä ja yhteiskunnallista vaikuttavuutta.

Pitkällä työurallani olen ollut erilaisissa tehtävissä ja aina työhöni on liittynyt kirjoittaminen ja julkaisujen toimittaminen ja niiden avulla kehitettyjen asioiden näkyväksi tekeminen myös laajemmalle yleisölle. Kirjoittamisen aiheet ovat liittyneet työni sisältöön ja temaattiseen toimintaan erilaisissa verkostoissa. Aiheet ovat vaihdelleet riippuen työtehtävistä.

Ammattikorkeakoulussa kirjoittamisen ja julkaisujen toimittamisen aiheet ovat liittyneet koulutukseen, (esim. hoitotyön koulutus, aikuiskoulutus, koulutuksen laatu) opetukseen (pedagoginen kehittäminen, osaamisperustaisuus, kehittävä arviointi, TKI-toiminnan integrointi opetukseen) ja TKI-toimintaan (kestävä kehitys, TNO-toiminta, avoimuuden edistäminen). Julkaisuihini voit tutustua esimerkiksi tiedejatutkimus.fi-sivustolla.

Tässä blogikirjoituksessani tarjoan kokemusperustaisia vinkkejä julkaisun toimittamiseen ja yhteiskirjoittamiseen.

Julkaisun toimittaminen

Julkaisun toimittaminen on aina prosessi, joka koostuu useista peräkkäisten tehtävien kokonaisuuksista. Vaiheita voidaan kuvata esimerkiksi seuraavalla tavalla: aloitusvaihe, työstövaihe ja viimeistelyvaihe. (Kuva 1)

Kuva 1. Julkaisun toimittamisen prosessi eli työvaiheet ja niihin sisältyvät tehtävät.

Prosessin avulla määritelty lopputulos

Toimittaminen käynnistyy usein alkuidesta, eli siitä, miksi julkaisu kannattaa laatia, mikä sen anti on yhteiselle ja yleiselle keskustelulle. On hyvä määritellä julkaisun idea: miksi se tehdään, mikä on julkaisun tavoite ja kenen sitä toivotaan lukevan eli kenelle tarinat ja tieto on tarkoitettu. Ennen julkaisun sisällön hahmottamista on hyvä tutustua julkaisemisen yleisiin ohjeisiin esimerkiksi julkaisusarjoihin, julkaisualustoihin ja julkaisun muotoihin. On tärkeää valita luotettava julkaisukanava ja ohjeistaa kirjoittajia avoimen julkaisemisen vaihtoehdoista.

Huolella mietitty on jo puoliksi tehty

Julkaisun sisällön suunnittelu edellyttää erilaisten näkö- ja tulokulmien miettimistä. Mitä halutaan sisällön kertovan ja avaavan. Esimerkiksi painotetaanko julkaisun sisällössä teoreettista näkökulmaa vai käytännön ja kokemuksien näkökulmaa vai molempia. Alussa voidaan jo hahmotella sisällyksen ensimmäistä versiota. Pohtia voi sitä, koostuuko sisältö muutamista pääteemoista, joiden kunkin sisälle artikkelit aihepiiriltään sijoittuvat. Teemat voivat sisältää esimerkiksi palvelujen teoreettista avausta, kehitettyjä käytännön palveluja, palveluissa tarvittavaa asiantuntemusta ja palvelun asiakkaan kokemuksia.

Tässä vaiheessa mietitään myös kirjoittajat eli ketä tai ketkä kutsutaan kirjoittamaan. Kirjoittajakutsu on hyvä laatia sisällöltään täsmälliseksi ja houkuttelevaksi, jotta kirjoittajien on helppo innostua ja osallistua kirjoittamiseen. Kutsussa on hyvä kertoa tarkkaan kirjoitusohjeet ja, millaista tukea kirjoittajille on tarjolla. Esimerkiksi kerrotaan, milloin artikkelien ensimmäinen palautus on ja missä ajassa artikkeleista annetaan palautetta sekä ehdotuksia. Täsmällinen ohjeistus (mm. viittausohjeet, kieliasu) ja aikataulutus helpottaa sekä kirjoittajien että toimittajan työtä. Aikataulun tulee olla kuitenkin riittävän väljä mahdollistamaan yhtäkkiset kirjoittamisen ja toimittamisen yllätykset.

Luovutuskuntoon viimeistely

Julkaisun toimittaminen on aktiivista mukana oloa kirjoittajien tukemisessa koko toimittamisprosessin ajan. Ohjeiden ja aikataulun mukaisesti toimittaja lukee artikkeleita ja antaa suullista palautetta ja kirjallisia tekstin muokkausehdotuksia sekä yleisempää palautetta. Palaute voi olla esimerkiksi kirjoittajan huomion kiinnittäminen vaihtelevaan terminologiaan tai epäjohdonmukaisuuksiin eli sama asia kirjoitettua usealla eri tavalla. Palaute voi koskea lähdeviittauksia, omien ja lainattujen ajatusten erottumista, lähdeviitteiden käytön selkeyttä ja lähdeluettelon johdonmukaista järjestystä.

Tässä vaiheessa tiivistyy myös aiemmin aloitettu yhteistyö graafikon kanssa. Artikkelissa olevien kuvien, kuvioiden ja taulukoiden julkaisukuntoon saattamisessa on graafisella osaamisella merkittävä rooli. Viimeistelyvaiheessa voi joku artikkelin kirjoittaja haluta toimittajalta vielä artikkelinsa tekstin muokkausta tai jopa kokonaan uuden tekstin laatimista. Tekstin editointi on palvelu kirjoittajille, jotka kaipaavat apua tekstinsä viimeistelyyn tai jopa isompaan remonttiin.

Lopuksi toimittaja huolehtii toimittamansa teoksen julkaisutoiminnan asiantuntijoille arviointia ja julkistamista varten. Toimittaja huomioi asiantuntijoiden antaman palautteen viestimällä kirjoittajille palautteen pohjalta edellytettävistä toimenpiteistä ennen julkistamista. Kun tarvittavat korjaukset ja muokkaukset on tehty, toimitettu teos on valmiina julkistamista ja aktiivista levittämistä varten. Viestintä ei lopu vielä siihen, kun julkaisu on saatu valmiiksi. Hyvään viestintään kuuluu myös keskusteluun osallistuminen. (Lohi 2019.)

Yhteiskirjoittaminen toimintana

Yhteiskirjoittamisen tavoitteena on yhdessä tekstin tuottaminen. Kukin kirjoittaja voi kirjoittaa omaa tekstiään, muokata, täydentää ja korjata toisten kirjoittamaa tekstiä. Yhteiskirjoittaminen toteutuu prosessikirjoittamisena eli tekstiä tuotetaan yksin ja yhdessä useassa työvaiheessa.

Yhteiskirjoittamisen lopputuloksen aikaansaamisessa voidaan käyttää useita erilaisia työtapoja esimerkiksi vierekkäin, käsi kädessä kirjoittamista ja osallistuvaa työotetta. Kaikissa vaiheissa tärkeää on käydä dialogia eli yhteistä keskustelua toisia kuunnelleen. Seuraavassa kuvassa (kuva 2) on avattu yhteiskirjoittamista toimintana.

Kuva 2. Yhteiskirjoittaminen toimintana

Määrittelyä ja sopimista

Toimitettuihin julkaisuihin voi tulla yksittäisten kirjoittajien artikkeleita tai artikkeleita, joissa on useampia kirjoittajia. Tällöin kirjoittamista voidaan kuvata yhteistoiminnallisena työskentelytapana, jossa tavoitteena on yhteisen tekstin tuottaminen joko erillisenä artikkelina sellaisenaan tai sitten osana toimitettua julkaisua.

Yhdessä tekstin tuottaminen ja kirjoittaminen voi tarkoittaa kunkin yksin kirjoittaneen tekstin yhdistämistä yhteen tai koko tekstin kirjoittamista tiimityönä. Seuraavista asioista on hyvä sopia yhdessä eli julkaisualusta, kirjoituksen aihe ja näkökulma, tekstin tyyli, aikataulut ja deadline, yhteiset palautekeskustelut ja täsmälliset kirjoitusohjeet. Yhteiskirjoittamiseen kuuluu myös toisten tekstien lukeminen ja rakentava kommentointi. Nykyiset teknologiset ratkaisut (esim. pilvipalvelut, tekstinkäsittelyohjelmat) mahdollistavat kirjoitetun tekstin eri- ja samanaikaisen työstämisen.

Prosessikirjoittamista ja osallistuvaa työotetta

Yhdessä tekstin kirjoittaminen on yleensä prosessikirjoittamista osallistuvalla työotteella. Tämä tarkoittaa avointa keskustelua ja asioiden sopimista yhdessä. Osallistuvaan työotteeseen kuuluu tietoinen ajan varaaminen vapaan ajattelun ja keskustelun hetkille ja yhteiselle oppimiselle.

Ala-Nikkola (2023) kuvaa osallistuvaa työotetta seuraavasti: Osallistuvassa työyhteisössä tai projektissa tietoa ja ajatuksia jaetaan avoimesti ja tasavertaisesti. Yhteiseen ajatteluun käytetään aikaa ja sen vaaliminen koetaan työn laadun kannalta merkittäväksi. Ratkaisuja tehdään yhdessä pohtien. Kirjoittamisprosessissa kirjoittajat ovat tasa-arvoisia huolimatta ammattinimikkeistään tai oppiarvoistaan. Kirjoittamisprosessissa sovitaan kirjoittajien kesken ja yhdessä, kuinka aloitetaan ja kuinka edetään kohti valmista yhteistuotosta.

Yhteistä aikaa ja turvallisuutta

Yhteiskirjoittamisen osallistuva työote perustuu dialogille. Dialogi tarkoittaa suomisanakirjan määrittelyn mukaan vuoropuhelua, kaksinpuhelua ja keskustelua. Keskustelussa rakennetaan yhdessä yhteistä ymmärrystä eli yhteiskirjoittamisessa siis kirjoituksen alla olevasta asiasta.

Dialoginen keskustelu ei synny itsestään, vaan sen onnistumiseksi pitää tehdä tietoisesti töitä. On hyvä tietää dialogisen keskustelun edellytykset, joita ovat osallistujien tasa-arvoisuus dialogitilanteissa, dialogin rakentuminen toisten näkökulmien aktiiviselle ja myötäelävälle kuuntelulle, dialogin osallistujien tulee olla valmiita omien taustaoletustensa tarkasteluun ja kyseenalaistamiseen ja dialogi edellyttää keskinäistä luottamusta. (Holm, Poutanen ja Ståhle 2018).

Kuinka sitten rakennetaan dialogista, turvallista kirjoittamisympäristöä. Turvallisen perustan rakentaminen on kaikkien kirjoittajien vastuulla. Keskeistä on rohkaista jokaista kirjoittajaa olemaan oma itsensä ja kannustaa toinen toistensa kuuntelemiseen. Kirjoittamisesta voi antaa palautetta niin, että ihminen kokee tulleensa kuulluksi ja hänen ajatukset ovat arvokkaita.

Kiireen tuntu ei sovi turvalliseen kirjoittamisympäristöön ja siksi on varattava aikaa ja tilaa keskustelujen käymiselle. Kiireinen keskusteluhetki voi altistaa ”päsmäröinnille” ja toisten ylikävelylle. Turvallisessa kirjoittamisympäristössä uskalletaan olla eri mieltä ja etsiä yhdessä yhteistä ymmärrystä ja uusia oivalluksia. Tämä vaikuttaa yhteiskirjoittamisen laatuun ja kirjoittajien hyvinvointiin.

Lopuksi

Toimittaminen ja yhteiskirjoittaminen on vaativaa, mutta niin antoisaa puuhaa. Yhdessä tekeminen haastaa ylittämään omaa ajattelua ja toimintaa ainoana oikeana vaihtoehtona. Molemmat prosessit ja siellä toteutuvat yhteiset keskustelut mahdollistavat asioiden reflektoinnin ja ymmärtämisen uudella, erilaisella tavalla. Toimittaminen ja yhteiskirjoittaminen ovat timanttisia oppimisen paikkoja ja niitä oppii tekemällä ja harjoittelemalla säännöllisesti.

Lähteet

Ala-Nikkola, E.2023. Osallisuudella on väliä viestinnässä. Viitattu 14.9.2023. Osallisuudella on väliä viestinnässä – Hiiltä ja timanttia (metropolia.fi)

Holm, R., Poutanen, P. & Ståhle, P. 2018. Mikä tekee dialogin: Dialogisen vuorovaikutuksen tunnuspiirteet ja edellytykset. SITRA. Viitattu 14.9.2023. https://www.sitra.fi/artikkelit/mika-tekee-dialogin-dialogisen-vuorovaikutuksen-tunnuspiirteet-ja-edellytykset/

Lohi, H. 2019. Tapahtumaviestinnän lyhyt oppimäärä. Tapahtumaviestinnän lyhyt oppimäärä (lapinamk.fi)