Saara Vitikainen kehitti YAMK-opinnäytetyössään Lapin hyvinvointialueen (Laphan) raportointia PDCA-kehityssyklin avulla osana Tiedolla johtamisen asiantuntija -koulutuksen opintoja.


YAMK-opinnäytetyö toteutettiin toimeksiantona Lapin hyvinvointialueen Tutkimus- ja kehittämisorganisaatioon ja sen tarkoituksena oli selvittää raportoinnin rakentaminen leikkaustoiminnan ohjausjärjestelmän vaihtuessa sekä laatia tarkoituksenmukainen mittaristo tukemaan Lapin keskussairaalan (LKS) Leikkaus- ja anestesiayksikön (LAY) toiminnan johtamista ja kehittämistä tiedon avulla.

Opinnäytetyön tietoperustassa käytiin läpi luotettavan mittariston laadintaan vaikuttavia tekijöitä. Leikkaus- ja anestesiayksikössä LAY:ssä syntyy päivittäin valtavasti tietovarastoitavaa dataa. Tärkeänä havaintona tehtiin laadukkaan primääridatan merkitys raportoinnin luotettavuuteen sekä datan siivoamisen vaikutus prosessin sujuvuuteen.

PDCA-kehityssykli

Raportointia kehitettäessä on hyödyllistä käyttää William Demingin kehittämää PDCA-kehityssykliä. PDCA tulee sanoista Plan, Do, Check ja Act eli suunnittele, toteuta, tarkasta ja toimi.

Suunnitteluvaiheessa Saara Vitikainen selvitti LAY:stä leikkaustoiminnan johtamisen ja kehittämisen kannalta tärkeimmät toimintaluvut. Toteutusvaiheessa tutkimus- ja kehittämisorganisaation suunnittelijat ja tietovarastoasiantuntijat perehtyivät uuden ohjausjärjestelmän tietovarastoon löytääkseen vertailtavaksi vastaavan sisällön mikä aikaisemmasta järjestelmästä oli saatu. Tarkastusvaiheessa Vitikainen tarkasti laaditut raportit. Raportteja muokattiin ulkoasun, sisällön tai porautumistasojen osalta, jotta LAY:n toiminnanohjauksesta vastaavilla olisi helppo saada tietoa Kaira-raportointijärjestelmään julkaistuista raporteista ja Act-vaiheessa Vitikainen järjesti LAY:ssä kohdennetun ohjauksen raporttien käyttöön.

Helppokäyttöisyyden, luotettavuuden ja selkeän ulkoasun myötä LAY:ssä ollaan todella tyytyväisiä raportteihin. Tyytyväisyyttä lisää tieto, että kaikki raportit ovat jatkossa myös muunneltavissa ja kehiteltävissä eteenpäin.

Datan hallinnan ja primääridatan tärkeys

Kehittämistyön aikana dataa siivotessa selvisi, että ohjausjärjestelmään kirjataan hyvin eri tasoisesti sisältöä. Laadukkaan primääridatan varmistamiseksi ohjausjärjestelmän vastuupääkäyttäjänä työskentelevä Saara Vitikainen yhdessä apulaisesihenkilön kanssa järjestää kirjaamisesta koulutusta henkilökunnalle ja laatii tästä myös koulutussuunnitelman.

Datan hallinta liittyy vahvasti organisaation arvoihin ja visioihin ja näitä tulisi Laphalla ja sen eri yksiköissä laajasti tarkastella. Laphalla ja sen eri yksiköissä tulisi ymmärtää laadukkaan datan varmistaminen sekä datan siivoaminen käyttökelpoiseksi osana datan hallinnan prosessia ja varata tähän jatkuvasti resursseja. Näin varmistettaisiin raportoinnin ja analytiikan osalta luotettavat tulokset.

PDCA-sykli tarjoaa tehokasta tukea raportoinnin jatkuvaan kehittämiseen. Suunnittelemalla toimintaa tämän kehityssyklin mukaisesti prosessi pysyy käynnissä koko ajan. Näin sekä raportoinnin laatijat ja raporttien käyttäjät kehittävät toimintaa tehokkaasti.

Lisätietoja:
Saara Vitikainen
saara.vitikainen@lapha.fi