YTM, väitöskirjatutkija Anu Holappa työskentelee tuntiopettajana Lapin ammattikorkeakoulun Osallisuus- ja toimintakyky -osaamisryhmässä.

Kun tutkimussuunnitelma alkaa olla valmis ja aineistonkeruu lähestyy, tutkijan on aika selvittää tutkimuslupaan liittyviä kysymyksiä. Tutkimusluvalla tarkoitetaan organisaation myöntämää lupaa tutkimuksen toteuttamiseen organisaatiossa tai sitä koskevan aineiston keräämiseen. Tutkimuslupa tarvitaan usein ennen kuin tutkimusaineiston kerääminen voidaan aloittaa. Mutta miten tutkimuslupaa oikeastaan haetaan ja mitä kaikkea prosessissa tulee ottaa huomioon?

Olen itse parhaillani tässä vaiheessa väitöskirjatutkimuksessani. Tutkimukseni toteutetaan usealla hyvinvointialueella, joten olen joutunut perehtymään eri alueiden tutkimuslupakäytäntöihin ja siihen, mitä kaikkea tutkimusluvan hakeminen käytännössä tarkoittaa.

Odotin aluksi, että kyse olisi melko suoraviivaisesta prosessista. Tutkimussuunnitelma on sama, tutkimus on sama ja tutkimusluvan hakemisen pitäisi periaatteessa olla sama asia riippumatta siitä, mille hyvinvointialueelle hakemus lähetetään. Käytännössä näin ei ole.

Kun tutkimuslupaa hakee usealle hyvinvointialueelle, huomaa nopeasti, että hyvinvointialueilla on tällä hetkellä monta erilaista tapaa tehdä käytännössä sama asia.

Viisi hyvinvointialuetta, viisi hieman erilaista tapaa toimia

Olen tutkimukseni vuoksi perehtynyt viiden eri hyvinvointialueen tutkimuslupakäytäntöihin.

Kaikilla alueilla on tutkimuslupaan liittyvät omat ohjeensa ja prosessinsa. Perusasiat ovat samoja eli tutkimuksesta pitää antaa riittävät tiedot, tarvittavat asiakirjat pitää toimittaa ja organisaation pitää pystyä arvioimaan, millaiseen tutkimukseen sen toimintaa tai työntekijöitä ollaan liittämässä. Mutta siihen yhtäläisyydet alkavatkin loppua.

Ensimmäinen ero tulee vastaan jo siinä, mistä tutkimuslupaohjeet löytyvät. Yhdellä hyvinvointialueella tutkimukseen liittyvä tieto löytyy varsin helposti tutkimuspalveluiden omalta sivulta. Toisella pitää etsiä tietoa tutkimus- ja kehittämistoiminnan alta ja kolmannella oikea lomake ja ohje löytyvät vasta useamman sivun kautta.

Tutkijana olen joutunut miettimään, mistä minä edes aloitan. Kun tutkimuslupaa hakee yhdelle hyvinvointialueelle, tähän käyttää aikaansa ehkä tunnin pari. Kun tutkimus kohdistuu viidelle tai kymmenelle alueelle, sama työ alkaa olla jo aivan eri mittakaavassa.

Tutkimuslupahakemus ei ole kaikkialla samanlainen

Seuraava ero tulee vastaan itse hakemuksessa. Tutkimuslupaa varten tarvittavat tiedot ovat pääpiirteissään samoja, mutta hakemisen tapa vaihtelee. Jossain käytössä on sähköinen lomake, jossain ladattava asiakirja, jonne tiedot täytetään. Jossain hakemukseen liitetään kaikki tarvittavat asiakirjat kerralla ja jossain ohjeistus on hieman toisenlainen. Tutkijan näkökulmasta tämä tarkoittaa sitä, että vaikka tutkimus pysyy samana, hakemus ja prosessi pitää opetella uudelleen jokaisen hyvinvointialueen kohdalla.

Tässä kohtaa tutkija joutuu olemaan myös vähän salapoliisina. Verkkosivuja pitää lukea tarkasti, ohjeita vertailla ja tarvittaessa kysyä suoraan tutkimuspalveluista. Ja oikeastaan yksi tärkeimmistä havainnoistani onkin se, että tutkimusluvan hakeminen ei ole vain lomakkeen täyttämistä, vaan prosessin selvittämistä.

Sama tutkimus, mutta eri liitteet

Tutkimuslupaprosessin kiinnostavin puoli on ehkä ollut juuri liitteiden kirjo.

Tutkijalle tutkimussuunnitelma on tutkimuksen keskeinen asiakirja. Tutkimuslupaprosessissa huomaa kuitenkin nopeasti, että sen rinnalle tarvitaan erilaisia dokumentteja.

Tutkimuksesta riippuen mukaan voivat tulla esimerkiksi tietosuojailmoitus, aineistonhallintasuunnitelma, tutkittavan tiedote, suostumusasiakirja, kyselylomakkeet, haastattelurunko tai muut aineistonkeruuseen liittyvät materiaalit. Ja jälleen kerran eri alueiden välillä on eroja siinä, mitä pyydetään ja millä tavalla. Toiset alueet ovat olleet myös tarkempia asiakirjojen sisällöistä ja pyytäneet useaan kertaan täydennyksiä, toisille samat liitteet ovat menneet läpi sellaisenaan.

Tutkimusluvan käsittely ei tapahdu tyhjiössä

Tutkimuslupien aikatauluista puhutaan ehkä yllättävän vähän. Tutkijalle aikataulu on kuitenkin tärkeä. Jos aineistonkeruu on suunniteltu alkavaksi syksyllä, olisi hyvä tietää, milloin tutkimuslupahakemus pitää viimeistään lähettää.

Kun tutkimuslupaa haetaan usealta hyvinvointialueelta, olisi ihanteellista, että kaikilta voisi saada edes jonkinlaisen arvion käsittelyajasta. Muuten tutkija joutuu rakentamaan tutkimuksen aikataulua hieman epävarman tiedon varaan. Tämä korostuu erityisesti väitöskirjatutkimuksessa, jossa aineistonkeruu, analyysi, artikkelit ja koko tutkimusprosessi muodostavat pitkän ketjun. Yhden vaiheen viivästyminen voi vaikuttaa seuraaviin vaiheisiin.

Hyvinvointialueet ovat uusia toimijoita, joten tutkimuskäytännötkin hakevat muotoaan

Hyvinvointialueiden käynnistyminen on muuttanut myös tutkimuksen toimintaympäristöä.

Hyvinvointialueet ovat organisaatioina suhteellisen uusia ja myös niiden tutkimukseen liittyvät rakenteet ja käytännöt ovat muotoutuneet eri tahtiin. Tämä näkyy mielestäni myös tutkimuslupaprosesseissa. Hyvinvointialueilla on erilaisia organisaatiorakenteita, tutkimustoiminnan resursseja ja tarpeita. Tutkijan näkökulmasta olisi hyödyllistä, jos tutkimuslupaprosessien perusrakenne olisi nykyistä yhdenmukaisempi. Varsinkin silloin, kun tutkimus koskee samaa ilmiötä usealla hyvinvointialueella.

Voisiko olla yksi valtakunnallinen tutkimuslupapohja?

Tämä on kysymys, joka on noussut omassa prosessissani väistämättä esiin. Voisiko hyvinvointialueilla olla esimerkiksi yhteinen valtakunnallinen tutkimuslupahakemuksen perusrakenne? Tutkija täyttäisi samat tutkimusta koskevat perustiedot kerran. Sen jälkeen hyvinvointialue voisi pyytää omien käytäntöjensä mukaisesti tarvittavat lisätiedot.

Tällainen ratkaisu ei poistaisi hyvinvointialueiden omaa päätöksentekoa eikä organisaatiokohtaisia tarpeita. Se voisi kuitenkin vähentää päällekkäistä työtä. Myös tutkimusluvan hakijalle olisi selvempää, mitä häneltä odotetaan. Samalla voisi olla hyödyllistä, että hyvinvointialueet jakaisivat enemmän tietoa omista tutkimuslupakäytännöistään.

Tutkijalle tutkimuslupaprosessi on osa tutkimusta

Vaikka tutkimuslupien hakeminen on välillä tuntunut melkoiselta lomakeviidakolta, olen huomannut sen myös opettaneen minulle jotain tärkeää tutkimuksen tekemisestä. Tutkimus ei tapahdu irrallaan niistä organisaatioista, joissa aineisto kerätään. Tutkija joutuu ottamaan huomioon organisaation toimintatavat, aikataulut ja käytännöt. Samalla organisaation pitää pystyä arvioimaan tutkimusta omasta näkökulmastaan.

Tutkimuslupa on siis kohta, jossa nämä kaksi maailmaa kohtaavat. Tutkijan tehtävänä on pystyä kertomaan mahdollisimman selkeästi, mitä hän on tekemässä ja miten. Organisaation tehtävänä on puolestaan arvioida, voidaanko tutkimus toteuttaa asianmukaisesti. Parhaimmillaan tutkimuslupaprosessi on vuoropuhelua.

Tutkimusluvan saaminen on vasta alku

Tutkimuslupaprosessin aikana olen ajatellut yhä useammin sitä, että tutkimusluvan saaminen on oikeastaan vasta tutkimuksen alku. Ensin pitää löytää oikea ohje. Sitten oikea lomake. Sen jälkeen pitää selvittää tarvittavat liitteet, täyttää hakemus, tarkistaa kaikki asiakirjat, lähettää hakemus ja jäädä odottamaan.

Ja kun lupa lopulta tulee, alkaa se vaihe, jota varten koko prosessi on tehty eli varsinainen tutkimus. Tutkijan näkökulmasta toiveeni onkin yksinkertainen. Tutkimuslupaprosessin pitää olla riittävän perusteellinen, jotta tutkimus voidaan toteuttaa asianmukaisesti, mutta samalla riittävän selkeä, jotta tutkija tietää, mitä häneltä odotetaan.

Hyvinvointialueet ovat merkittäviä tutkimusympäristöjä. Niissä syntyy paljon sellaista tietoa ja kokemusta, jota tarvitsemme sosiaali- ja terveyspalvelujen ymmärtämiseksi ja kehittämiseksi. Siksi myös tutkimukseen pääsyn pitäisi olla mahdollisimman sujuvaa. Oma tutkimuslupakierrokseni on edelleen käynnissä. Todennäköisesti opin prosessista vielä paljon lisää.